Ting nr. 5 Google docs - opbevar dine dokumenter på nettet.

Indledning

Du kan nu opbevare din tekstbehandlings, regneark og præsentationsdokumenter på nettet.

Har du ofte taget en diskette, eller en USB stick, med fra den ene arbejdsplads til den anden?

Har du prøvet at skrive et oplæg, sende det videre til en du kender, og få kommentarer retur i en mail, sammen med dit oprindelige dokument?

Printer du tit papirer ud så du har dem ved hånden hvis du evt. skulle få brug for dem når du er væk fra din PC?

Denne uges ting kan gøre det lettere for dig at samarbejde med andre om dine dokumenter og altid give dig adgang til dine dokumenter fra alle pc´ere med internet adgang.


Grundlæggende intro

I mange år har pc´en været ”hjemmet” for dine dokumenter. Nu har dine dokumenter fået et nyt ”hjem” på nettet istedet for på din PC.

Med Google Docs kan du oprette og overføre tekster, præsentationer og regneark til din private konto hos Google.

Når du laver et dokument i Google Docs minder det meget om Windows´ programmer. Du skal altså ikke til at sætte dig ind i en helt anden måde at tekstbehandle, regnearke o.s.v. på.
Der er dog ikke helt så mange funktioner i googles tekstbehandling som for eksempel i word, men helt ærligt!, hvor mange af os bruger ALLE words funktioner?


Hvis du gerne vil læse mere

http://en.wikipedia.org/wiki/Google_docs Her kan du på det elektroniske leksikon Wikipedia læse om Google Docs

http://docs.google.com/support/ - Startside for Google Docs

http://docs.google.com/support/bin/static.py?page=faq.html&hl=da - Dansk hjælp til Google Docs

http://www.youtube.com/GoogleDocsCommunity - Godt forum for brugere af Google Docs, mange videointroduktioner til brugen.


Hvad kan jeg bruge det til?



Google Docs har lavet en lille fin tegnefilm, hvor du kan se hvorfor Google Docs er en smart ide. Følg nedenstående link til filmen på Youtube.

http://www.youtube.com/watch?v=eRqUE6IHTEA

Sjov film ikke? Måske ender det med at hele denne teknologi vender op og ned på din opfattelse af den personlige computer. Istedet for at have en kraftig personlig computer, hvor du gemmer alle dine ting i store kontorpakker. Ja!, så vil du måske hellere nøjes med en mindre maskine - for du kan jo bare have tingene liggende på nettet. Måske kommer du også til at ændre opfattelse af, hvordan du kan samarbejde og hvad man kan få ud af det.

Skulle din PC blive stjålet, bortkomme eller gå i stykker så gør det heller ikke noget. Dine dokumenter ligger sikkert hos Google.


Sådan kommer du i gang

Log dig på din google konto med din gmail adresse og adgangskode.

Vælg "min konto".

På den følgende side vælger du "dokumenter" under punktet "Mine produkter".

Man kan godt komme igang med Google Docs uden at have en gmailkonto, hvis man ønsker at fortsætte med at anvende sin gamle email adresse. Man skal bare have en googlekonto.

Det har Google også lavet en lille instruktion om:

Følg linket på: http://www.youtube.com/watch?v=gJpkRbNto7E


Start med at lege med

Opret et tekst, regneark eller præsentationsdokument.

Prøv at dele dokumentet med en anden og se hvordan sådan et samarbejde fungerer.

Opret flere prøvedokumenter og arkiver dem.

Upload et dokument fra din PC. Hvis du har adgang til en anden PC, kan du også hente det dokument der nu ligger online tilgængeligt. Skriv et par liniers tilføjelse, gem og log ud. Hent derefter dokumentet ned på din egen PC igen.


Alternativer

Når du inviterer andre til at bruge dine dokumenter kan du både invitere dem som aktive brugere og som passive brugere. Prøv at finde ud af hvad forskellen er og hvordan man gør.

Opret evt. nogle emnemapper og prøv at sortere dine dokumenter ud i disse. Bemærk også mulighederne for søgning i og sortering af dokumenter.


Vær opmærksom på

Selv om Google Docs som udgangspunkt er dine private dokumenter på nettet med en tilvalgsmulighed for at dele, så bør du nok have i baghovedet at dine personlige dokumenter nu kommer til at ligge hos en multinational IT-gigant. Hvad bliver oplysningerne brugt til? Er Big Brother ved at være over os?

Google kan nu, hvis de ønsker det, kigge os over skulderen og læse vores emails og personlige dokumenter. Med Google world kan de også se hvor vi bor og i søgemaskinen kan Google se hvad du interesserer dig for. Alt i alt en temmelig udførlig profil af dig som menneske ikke? Jeg vil derfor være tilbageholdende med at lægge meget fortrolige oplysninger ud hos Google. Men, så igen, hvor tit har man som almindelig privatperson egentlig brug for at gemme meget fortrolige oplysninger?

Deler du dokumenter med andre skal du selvfølgelig også være indstillet på at du ikke har fuld kontrol. Når man deler med andre kommer resultatet måske ikke altid til at se sådan ud som man selv ville have lavet det. Men faktisk er det næsten altid et godt resultat der kommer ud af flere menneskers samarbejde.



Afrunding

Der findes også andre muligheder for at oprette dine dokumenter på nettet. Prøv evt. at tjekke http://zohowriter.com/ eller http://www.thinkfree.com/

I løbet af efteråret afholder Silkeborg, Horsens, Randers og Viborg biblioteker workshops i forbindelse med "Ud på nettet". Tjek din lokale bibliotekshjemmeside for tidspunkter.

Næste gang skal du lære om Googles kalender. Her kan du også dele oplysninger med andre men denne gang er det kalenderoplysninger der deles. Det kan selvfølgelig også "bare" være et godt værktøj til at holde styr på dine aftaler.